Automatización de Facturación en España: Requisitos Técnicos y Normativos

Índice de Contenidos

Introducción a la Automatización de la Facturación

La automatización de la facturación permite a las empresas reducir errores y mejorar la eficiencia en el manejo de documentos financieros,
al tiempo que asegura el cumplimiento de regulaciones fiscales. En España, la Ley General Tributaria y su normativa de desarrollo
establecen requisitos específicos para los sistemas de facturación, asegurando la trazabilidad y veracidad de los datos.

Normativa Española en Facturación Electrónica

El artículo 29.2. j) de la Ley 58/2003

El artículo 29.2. j) de la Ley 58/2003, General Tributaria, establece los requisitos para que los sistemas de facturación mantengan la integridad, autenticidad y trazabilidad de los documentos fiscales. Este marco legal obliga a las empresas a cumplir con medidas de seguridad, almacenamiento, y autenticación de documentos, permitiendo a la Agencia Tributaria (AEAT) auditar el historial de los documentos en caso de requerirse.

Requisitos Técnicos para Cumplir con la Ley General Tributaria

Integridad y Autenticidad de los Datos

La integridad y autenticidad son pilares fundamentales. Para cumplir con estos requisitos:

  • Integridad: Los documentos deben protegerse contra modificaciones no autorizadas. Esto puede lograrse con controles de acceso y cifrado.
  • Autenticidad: Se debe verificar la procedencia de cada documento. Los sistemas de firma electrónica y los certificados digitales aseguran que el documento proviene de un emisor legítimo.

Registro y Conservación de la Información

Cumplir con la normativa exige una correcta conservación de los registros de facturación:

  • Trazabilidad: Es necesario que cada documento fiscal cuente con un historial de interacciones, conservado en un sistema de gestión documental con acceso controlado.
  • Formato Legible: La ley exige que los documentos sean accesibles y estén disponibles en formatos como XML o PDF, que puedan ser consultados y reproducidos en cualquier momento.

Trazabilidad del Proceso de Facturación

La trazabilidad garantiza la verificación de la documentación fiscal en el tiempo:

  • Marcado de Tiempo: Cada documento debe registrar la fecha y hora de su emisión, envío y, en su caso, modificación. Este requisito asegura la transparencia en la cadena de procesamiento.
  • Control de Series y Numeración: Las facturas deben contar con una numeración secuencial e inalterable, lo que permite el seguimiento del flujo de documentos emitidos y evita la pérdida o duplicación de información.

Seguridad y Acceso

La seguridad es fundamental para proteger la información fiscal:

  • Control de Acceso y Auditoría: Sólo personal autorizado debe acceder a los documentos, y debe mantenerse un registro de todas las acciones realizadas sobre estos.
  • Protección de Datos Personales: Dado que el sistema maneja información confidencial, es esencial que se cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), implementando medidas para proteger la privacidad y seguridad de los datos personales.

Actualización y Mantenimiento del Sistema

El sistema debe adaptarse a los cambios normativos de forma proactiva:

  • Adaptación a Normativas: Los sistemas deben estar preparados para incorporar rápidamente modificaciones legales.
  • Integración con la AEAT: Para las empresas que deban cumplir con el Sistema Inmediato de Información (SII), el sistema debe poder conectarse con la Agencia Tributaria mediante APIs para el envío de datos en tiempo real.

Conclusión

El cumplimiento del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria es esencial para cualquier empresa en España que implemente un sistema de automatización de facturación. Adoptar una solución que garantice la integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos es clave para mantener la conformidad con las leyes y facilitar una gestión fiscal transparente.